Procédure pour l'équipe vrac

Gestion et traçabilité des produits

Chaque produit proposé au vrac est inscrit dans une "fiche produit" contenue dans le classeur. Le classeur vrac doit être rangé sur les étagères derrière les caisses avec les autres classeurs, en cas de contrôle du service de l'hygiène. Lors de l'ouverture d'un nouveau lot, il est important de se référer à la feuille "emploi de la fiche produit" située au début de la section "fiche produit" dans le classeur vrac.

Il est impératif de remplir la fiche lorsqu'un nouveau lot est ouvert et proposé dans le magasin. Il n'est pas nécessaire de remplir une nouvelle ligne si le lot est le même lors d'un remplissage.

Organisation des stocks

Les stocks de vrac sont répartis entre la cave et le magasin. Tous les stocks doivent être placés dans des contenants hermétiques (caisses ou bidons bleus).

Les contenants vrac sont étiquetés comme suit :

Nom du produit
Fournisseur
N° d'étagère auquel il est rattaché

Les stocks de vrac pouvant être utilisés par les shifteurs pour le remplissage sont l'ensemble des stocks présents dans le magasin, ainsi que ceux indiqués à la cave comme "STOCK VRAC SHIFTEUR". Le reste des stocks, ainsi que les stocks contenus dans les bidons et caisses "NOUVEL ARRIVAGE VRAC", ne peuvent être manipulés que par l'équipe vrac, car ils doivent être enregistrés dans le classeur vrac pour respecter les normes du service de l'hygiène.

Gestion des stocks et du remplissage

Une fois par semaine, deux membres de l'équipe vrac se rendent au magasin pour faire l'état du stock, inscrire dans le classeur les nouveaux produits arrivés et organiser le remplissage pour les shifteurs.

Remonter les produits qui doivent être mis à disposition des shifteurs en magasin et organiser les espaces de vrac à la cave, notamment les espaces "STOCK VRAC SHIFTEUR". Organiser les stocks à disposition des shifteurs en se basant sur la numérotation des shifteurs.
Libérer les contenants utilisés pour stocker les nouveaux arrivages de stock de vrac afin de laisser la place aux prochaines livraisons.
Faire du remplissage si nécessaire et inscrire impérativement dans le classeur le nouveau remplissage.
Mettre à jour la DLUO (Date Limite d'Utilisation Optimale) sur l'étiquette effaçable en ardoise collée sur chaque contenant.
Nettoyer les bidons à la fin de chaque lot. Utilisez un chiffon et un spray alimentaire désinfectant spécifique.

Coordination pour les commandes et le reste du magasin

L'équipe vrac tient à jour un tableau de suivi des commandes. Ce tableau permet de savoir quels stocks sont arrivés et réceptionnés, et quels sont ceux qui sont manquants depuis un certain temps et qu'il faudrait recommander.

Gestion des produits manquants : Lorsqu'un produit est manquant et qu'il n'est pas recommandé depuis un certain temps, le signaler à Ingrid à l'aide de la fiche "PRODUIT MANQUANT". Remplir la fiche et la placer dans le bac à courrier d'Ingrid qui se trouve derrière les caisses. Notifier cette remarque et cette demande de commande dans le tableau de suivi des commandes.
Gestion des étiquettes : S'il manque une étiquette, qu'une étiquette est abîmée, ou si un nouveau produit est mis en vente sans étiquette, demandez à Ingrid de la réimprimer. Transmettre la demande à Ingrid par mail ou à l'aide de la fiche "PRODUIT MANQUANT" à glisser dans sa pelle à courrier. En attendant qu'une étiquette soit imprimée, écrivez les références du produit à la main.

Divers

Vérifier les sachets en papier : Assurez-vous qu'il y ait suffisamment de sachets en papier pour les clients.
Vérifier les bocaux en verre : Vérifiez qu'il y ait suffisamment de bocaux en verre propres à disposition des clients. Assurez-vous qu'aucun bocal sale ou "non-conforme" n'ait été ajouté aux bocaux disponibles. Les bocaux en verre proposés gratuitement doivent être lavés avant d'être mis à disposition des clients. Si les bocaux manquent, prenez-en à la cave dans la caisse prévue à cet effet "BOCAUX PROPRES VRAC", vérifiez qu'ils soient propres et y apposez une gommette verte pour les identifier.
Vérifier le diaphragme des silos : Assurez-vous que le diaphragme du silo soit adapté au produit. Sur les silos en plastique, il est possible de les modifier à l'aide d'un stylo.
Vérifier les clapets des silos : Assurez-vous que les clapets des silos en plastique sont bien ouverts.
Inscrire des remarques : N'hésitez pas à inscrire des remarques sur les fiches de remarques au début du classeur pour faire des bilans sur les produits.
Suivi des pièges à mites : Vérifiez de temps en temps que le suivi des pièges à mites est bien effectué par les shifteurs.